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福委會旅遊活動 - 規劃流程篇

一年一度的旅遊計畫是從頭開始,福委會也是重新改選,大吉藏樂假期見過各式各樣不同公司的福委會,有相當精明幹練有效率的福委會,也有公司福委全數由新手組成,像是在辦大學畢旅的主辦人,也見過一人主導旅遊活動的強悍福委,無論哪一類型福委,辦理公司旅遊活動都有一個流程可以依循,也可以讓旅遊活動辦理的紮實精確與順利。

 

舉辦旅遊活動流程我分為六個部分,這六個部分也是大多數公司辦理活動的標準流程,依循這個流程進度執行,活動執行流程越清楚,越能減少同事之間與內部異議,這就是傳說中的「依法行事」,可以減少許多不必要的時間浪費,標準化旅遊活動作業,一個活動辦的乾淨俐落迅才是正確的,沒有正確的方法,只會一群公司福委每週開會討論,開會完之後沒有結果,每週再度重新開一次不知所云的旅遊活動會議。

 

1. 旅遊內部規劃 <預算.地點.日期.人數.報價>

1.1 旅遊預算規劃 <公司補助金額>

第一步要做的事先把公司的預算統計出來,公司會給福委一筆固定的預算去補助旅遊活動,有的公司會採用每人補助固定金額方式 (例如一人5000元),辦旅遊活動好比裝潢,無論是裝潢30坪的房子或50坪的房子,都需先將預算給認出來,才能交由設計師畫出設計圖及估價,依照預算高低再去挑選材料內容,旅遊活動是一分錢一分貨,公司的旅遊補助預算有兩萬元,可以出國到長灘島旅行,預算只有兩千塊就安排龜山島,依照預算上限設定旅遊地點,一旦價格固定,就是定案了,用固定的價格去確認旅遊地點。

 

1.2 旅遊活動地點 <旅遊地區屬性>

旅遊地點常見有三種方式,一種是內部討論確定地點定案,第二種是提供三條路線,製作意見調查表,讓福委會投票表決,第三種是員工進行投票表決,比較建議的方式是第一或第二種方式,福委會內部定案地點或參考意見調查表定案即可,不建議讓員工投票表決,一般而言,越是自由民主的方式越容易產生爭議,容易產生較多不專業的建議干擾活動舉辦,每個人都有想法,每個想法都天馬行空,每個人喜歡去的地點都不同,福委會主導定案後通知公告是較佳的方式,避免活動意見過多,而造成活動無法順利舉辦的情形。

 

1.3 旅遊出發日期 <機票房價價格>

旅遊活動建議提早4個月計畫,提早三個月定案,定案就避免修改,旅遊活動非常容易越晚越貴,越晚變數越大,以國外來說關島線每周只有3-5個航班,也就是每天只有一架飛機飛往關島,供全台遊客使用,團體人數略多一點很容易就「卡住」了,避免這種情形的途徑就是提早作業,國內旅遊也是一樣,提早將酒店與優質的遊覽車輛預定下來,可避免活動上的變數大。

 

1.4 旅遊人數預估 <車資分攤與報價>

團體人數與旅遊價格有密切關聯,國內旅遊人數越多,車資分攤越低,團費價格就越低,國外旅遊則是以16人為基礎計價,超過32人會有一個免費名額,平均每人可以減免1000-2000元不等,在預估人數的時候盡量以低標預估,避免預估人數與實際人數落差過大,旅行社成本變高價格會有變動,產生額外費用損失,如以低標預估,人數增加也可以有議價空間

 

1.5 找尋旅行社委託報價

找尋旅行社建議蒐集三家報價即可,不建議蒐集過多的資訊與比價格造成資訊混亂,選定約三家專業旅行社,可以選擇一家熟識的,在選擇兩家不認識的,可以有競爭也可以有比較,通常報價不能為實際參考,因為不同品質有不同報價,只能從報價中找出平均值,再去調整最終預算。

 

2 旅行社說明會 <介紹說明會.業務說明會>

旅行社說明會有兩種方式

A. 第一種方式,在接洽報價時候就決定旅行社,請旅行社來進行說明,簡單明瞭
B. 第二種方式,挑選三家旅行社,前往公司進行簡報及說明報價,對旅行社進行的篩選

選擇第二種方式,旅行社會有專人業務,來到公司開旅遊說明會,委請三家旅行社廠商輪流進入會議室簡報,現場有任何問題可以立即提問,建議說明會結束後立即討論,決定給哪一家廠商承辦,決定後當場直接請廠商現場確認旅遊規格。

 

3. 簽訂旅遊合約 <定型化旅遊契約書>

旅遊合約書有觀光局制式化合約書,地點建議約在公司為主,或著到旅行社簽約順道看看旅行社規模亦可,簽約的時候除了旅遊定型化契約書外,在附件上須註明「包含項目」,以及其他細目(出發日期、單房差、最低成團人數),可以參考以下這篇文章。

 

4. 團務執行確認 <旅遊後端作業>

簽訂完旅遊合約書後,接下來福委會需指派出一個獨立窗口,負責統計公司的報名人數、辦理證件、特殊事項,與旅行社的OP人員核對確認 (不是找業務),旅行團後續的作業事項還不好,像是旅遊出團說明會資料製作,團體名單分房,都是由旅行社行政OP進行後續處理。

 

5. 旅遊行前說明會 <行前注意事項及資料>

旅行社會有業務或領隊前往公司開行前說明會,歐美日本地區領隊時間許可,建議由領隊開說明會,因為歐美日本線是領隊兼任導遊,由領隊開說明會最清楚,亞洲大陸地區建議由業務進行說明會,業務會最清楚本團狀況,說明會會有資料袋,裡面準備了詳細的行前資料及行李掛牌等等,說明會上有任何問題及疑問,合約上的行程內容務必確認,避免出團後的期待落差與爭議。

 

6. 旅遊團體出發 <履行旅遊合約>

旅遊團出發,福委會的成員可以把心情調整一下,用一般旅客的心情出發旅遊,有任何問題一律找領隊處理,信任旅行社為安排的專屬領隊,旅遊團在國內外有任何問題領隊與業務絕對會全力處理,沒有一個領隊會把團帶爛,讓自己陷入水深火熱之中,必定是客客氣氣好好服務完旅遊團,無形中得到旅遊品質的提升。